Visualtime: una herramienta esencial para lograr una buena gestión empresarial

5 empleados, 20 empleados, 50, varios centenares o incluso miles de trabajadores. No importa el tamaño y las capacidades de las empresas que siempre surgen conflictos y dificultades para gestionar el tiempo de trabajo, las vacaciones, las bajas o las ausencias.

En las pequeñas empresas los problemas suelen ir asociados a un exceso en la carga de trabajo, y si no lo crees, pregunta a cualquier autónomo que conozcas. Y en las grandes compañías, los errores tienen más que ver con una comunicación poco fluida entre departamentos o entre los empleados y las propias empresas.

Por suerte, en el mercado encontramos herramientas informáticas que pueden agilizar todas estas situaciones, dando lugar a procesos y relaciones bilaterales mucho más fluidas. El ejemplo más notable es el de Visualtime, un software de gestión empresarial que se ha posicionado como todo un referente a nivel nacional por su capacidad de control del tiempo de trabajo.

Este programa informático, creado por la empresa Cegid, actúa como un programa de control horario, pero que además incluye otras funciones como la gestión de las vacaciones, la planificación de turnos o apartados exclusivos como el portal del empleado, donde los trabajadores pueden consultar información relacionada con sus jornadas de trabajo y mantener un contacto directo con supervisores, managers y el resto del equipo.

¿Cómo nace Visualtime?

Desde el año 2019 en España las empresas deben controlar de manera precisa el tiempo que pasan sus empleados trabajando. El Real Decreto-ley 8/2019 que incluye medidas de protección social y combate la precariedad en las jornadas de trabajo entró en vigor para servir de garantía a los trabajadores y poner fin a una práctica que era común en algunas empresas, las de no abonar de manera correcta las horas extras trabajadas por los empleados.

De igual manera, esta ley tiene como propósito fomentar un mejor equilibrio entre vida social y vida laboral e introducir sistemas que faciliten la integración del teletrabajo, así como dar más libertad a los propios trabajadores para que decidan sobre sus jornadas de trabajo, ajustándose siempre a las posibilidades de la empresa.

Fue ese Real Decreto-ley el que promovió la aparición de estos software de gestión empresarial. Aunque en realidad, algunas de estas herramientas ya existían, pero a partir del cambio normativo han ido apareciendo más y ampliando sus funcionalidades.

En el caso que nos ocupa, Visualtime, uno de sus grandes atractivos es que actúa como un software de control de vacaciones de empleados. Tanto trabajadores como managers o responsables de Recursos Humanos pueden acudir al programa para introducir cambios en la planificación.

Así, los trabajadores pueden solicitar los días de vacaciones en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, adaptándose al calendarios de opciones que ofrece la empresa. Por su parte, los responsables de Recursos Humanos son los que van cuadrando esos periodos de ausencia velando por la productividad de la empresa y por las demandas de los empleados.

Algo parecido sucede con la gestión de turnos, ya que los trabajadores conocen en todo momento cuáles son sus jornadas planificadas. De este modo, también podrán solicitar algunos cambios y que la empresa gestiones sus peticiones. A partir de este control de turnos la compañía monitoriza las horas trabajadas por los empleados.

¿Qué ventajas ofrecen software como Visualtime?

En esencia, Visualtime de Cegid es un software de gestión empresarial que permite a los responsables de Recursos Humanos planificar y controlar todos los aspectos relacionados con las jornadas de trabajo y los periodos de vacaciones de los trabajadores. Es un programa muy útil y fácil de utilizar, al que tienen acceso los propios empleados y con el que refuerzan la comunicación con su empresa.

Por otra parte, es un gestor empresarial flexible, una herramienta informática que está diseñada para ser práctico en empresas muy grandes y con gran facturación, pero también en pymes. Estas últimas son las que a veces encuentran más dificultades para llevar una correcta gestión del tiempo de trabajo, porque carecen de recursos para ese control. Por si fuera poco, el software cuenta con versiones de demostración, para conocer sus funcionalidades de manera inicial, sin necesidad de contratarlo.

Otro aporte interesante de Visualtime es que al ser un programa informático, todas sus funciones están automatizadas. Es el propio software el que va asignando las jornadas de trabajo, aunque después haya posibilidad de introducir cambios. Esto induce a menos errores humanos y a la posibilidad de dedicar ese tiempo, especialmente en el departamento de Recursos Humanos, a tareas más productivas o creativas.

En resumen, la gran virtud del software es que consigue agilizar el control horario de los trabajadores y se ajusta a las normas legales que están en vigor actualmente en España. Todo ello, por supuesto, con el beneplácito de los empleados, que tienen potestad para decidir (total o parcialmente, ajustándose a disponibilidad) sobre su tiempo de trabajo, las vacaciones, los días libres o hasta el formato de trabajo.